這 12 個手機 Office 技巧，讓你做事永遠快人一步
這 12 個手機 Office 技巧，讓你做事永遠快人一步
由 Admin 周三 3月 01, 2017 5:07 pm
微軟出品的 Office 全套軟件是不少人在 PC 時代的裝機必備。而在這個移動時代，大家都在用手機聊工作，郵件、聊天工具上的文檔也是一個接著一個。這不僅要求我們學會如何「移動辦公」，也要求我們的手機——應該擁有處理文檔的能力。
今天 ApPSo（微信號 appsolution）要給大家分享的，是 12 個誰都能學會的手機 Office 實用技巧。
首先需要說明，這裡指的 Office 是微軟出品的 Microsoft Office，本文提到的主要有 5 款 app：Word, Excel, PowerPoint, OneNote 和 Outlook。此外這個系列還有我們曾經介紹過的 Office Lens 和 Skype 等等，但不在本文討論之列。
另外，Android 以及 iOS 版 Office 都可以免費使用核心功能，你無需擔心花錢的問題。
Word：文字工作者的掌上必備
Microsoft Word 是微軟出品的全功能文字處理軟件。它能讓你創建和編輯排版豐富的文檔，輕鬆添加圖片、表格等圖文信息，是碼字愛好者的必備單品。
完美兼容性：跟「打不開」和「格式錯亂」說再見
如果你在手機上，突然收到一份重要文件。這個時候你最怕的一件事是什麼？
打不開、格式錯亂、顯示亂碼…… 要是有重要數據搞錯了地方，那真不是道個歉就能搞定的失誤。
用 Microsoft Word 可以最大程度地避免這些問題，因為是微軟官方出品，兼容性並非第三方 app 可以相比。
你不僅可以用它來打開幾乎所有 doc/docx 文件，還能得到和電腦完全一致的排版，不會再莫名錯過一些重要信息。
如果你使用的是其他同類軟件，可能會遇到各種奇怪的狀況。比如 AppSo 的一位天才作家告訴我，用其他 app 打開自己的畢業論文會看不到公式，而用 Microsoft Word 就不會遇到這樣的問題。
閱讀模式：如翻看電子書般閱讀文檔
解決了「能看」的問題，第二件惱人的事情就是：電腦上做的文檔發到手機上看，字怎麼這麼小，看起來好麻煩……
其實只要你善用 Word 內置的「重排」功能（可以理解為「閱讀模式」），這根本就不是問題。
它能將文檔以適合手機閱讀的版式呈現，同時又不改變文檔原有的版式。效果怎樣？看下面這個對比圖就知道啦。
批註功能：其他人對文檔的意見，一目瞭然
有時候我們還需要在手機上做一些輕量的修改工作。
特別是對編輯和作者等職人來說，最少不了的事情就是「改稿」。
有不少人喜歡在微信、QQ 裡將文章的相應部分選中、截圖，然後把修改意見通過聊天工具發送。
信息極度碎片化容易干擾思路，最重要的是，時間再多也不能這麼浪費啊。
而手機版 Word 提供了完整的批註支持：它可以完整展示不同人的批註，他們對哪一部分有什麼修改意見，你在手機上就可以輕鬆看到。
你可以直接回覆批註，方便讓對方知道你的想法。每個批註都有獨立的窗口，因此絕對不會跟討論的其他問題混淆。
如果需要修改文稿也很簡單，除了最基礎的增刪文字，Word 還將常用的文字格式選項（比如加粗、斜體、下劃線、高亮、字號顏色等）放在了最容易操作的區域，你可以通過它們快速修改文字格式。
智能查找：不懂的馬上查，馬上懂
有不少資料（比如論文、文獻等等）也是用 Word 寫成，遇到陌生名詞的幾率非常高。如果是關鍵的名詞沒有搞懂，影響的是對整篇文章的理解。
這個時候就可以使用 Word 內置的「智能查找」功能，一鍵通過 Bing 搜索相應的關鍵詞，簡直是成人版的「哪裡不會點哪裡」。
便捷分享：可發送給微信好友
只要你不是在 Word 上寫日記，否則做好的文檔肯定都是要發給別人的。
Word 提供了附件和鏈接分享兩種形式。這裡著重說一下微軟為中國用戶新增的「發送給微信好友」的功能：在完成文檔的編輯後，你可以以 Word 或者 PDF 格式直接發送給微信好友，或者直接添加到微信收藏。
Excel：讓你的數據會說話 Microsoft Excel 是一款全能的電子表格工具。你可以用它的圖表、公式、篩選和排序等功能，在手機上就能查看和編輯電子表格，輕鬆處理關於數據的一切。 此外，Excel 更強大的地方在於將數據轉換為可視化圖表，助你洞察到數據背後的趨勢——用官方的話來說，就是「將數據轉化為洞察力」。 凍結窗格：手機看表格的福音 在手機上看表格，最痛苦的事情之一就是……屏幕太小了，數據太多了。 很多時候，你其實不需要表格里的所有數據，可能只是需要將某行或者某列表格固定住，方便數據的對照查看而已。 這個時候可以用很多 Excel 新手不知道的「凍結窗格」功能。 手機版 Excel 提供了「凍結首行」、「凍結首列」和「凍結窗格」三個選項，前兩個都比較好理解，第三個功能的意思是將所選窗格的上方和左側表格都凍結。 如果你需要使用到這個功能，可以點擊 app 頂部的第二個按鈕喚出功能選單，再切換到「視圖」，在底部即可找到「凍結窗格」。  調整後的效果是這樣的（以下為動圖）：  公式展示：再複雜的都不怕 得益於微軟 Office 良好的兼容性，如果一份 Excel 文檔插入了複雜公式，你也可以在手機版 Excel 上看到。而如果使用其他類 Excel 應用打開，卻只能看到一片空白。  註：此特性同樣適用於 Word、PowerPoint。 OneNote：得力的數字筆記助手 Microsoft OneNote 就是你的隨身筆記本。不同的是，在紙質筆記本上你只能寫寫畫畫，OneNote 則幾乎沒有限制。除了基本的文字、塗鴉、圖片，你還可以添加視頻、音頻、鏈接等各種形式的內容……你可以在這裡蒐集一切，記錄一切。 OneNote 徽章：讓你隨時快速記錄 使用 OneNote 最重要的場景，就是快速記錄。 Android 版的 OneNote 提供了一個非常不錯的功能，那就是無論在手機哪個界面都懸浮著的「OneNote 徽章」。 大家都知道靈感稍縱即逝，這個徽章可以讓你無需打開 OneNote 就隨時記錄下想法。除了文字，它還可以讓你拍照記錄，在看書做摘抄的時候就非常實用。 如果懶得打字，OneNote 也內置了語音備忘錄的功能，你只要說話就可以輕鬆記錄。  利用 OneNote 收藏微信文章 如果你想要將平時在微信看到的優質文章保存到 OneNote，這裡也提供一個技巧。 關注微信公眾號「微軟雲筆記」（微信號msmyonenote）並綁定你的微軟賬號，之後遇到想要收藏的文章，只需要將其轉發到「微軟雲筆記」即可。之後打開 OneNote 即可看到你收藏的微信文章。 此外，你也可以直接給「微軟雲筆記」賬號發送文字、圖片或者語音消息，所有消息都會直接發送至你的 OneNote。  PowerPoint：時刻為下一場演講做好準備 Microsoft PowerPoint 是協助你做好演講、展示的得力工具。你可以通過它在手機上查看 PPT 文件，做輕量的編輯，甚至直接做出精美的演示幻燈片。無論你在哪裡，只要你手上有手機，就能利用碎片時間為下一場演講做好準備。 推薦使用微軟官方的 PowerPoint，是因為它對最新特性的兼容性是最好的。最好的兼容性意味著完整的還原，假設你需要在會場的路上再回顧一下自己做的 PPT，你肯定不希望自己看到的跟正式演講時有什麼不一樣。 舉個例子：一些在其他 app 裡展示不出來的效果（如「變形」切換），在 PowerPoint 裡就可以完整展現。不要小看這些細節，它們對演講的節奏把控至關重要。  （由於 GIF 限制，僅做簡單效果展示） Outlook：強大又簡潔的革命性郵件 App Microsoft Outlook 這款郵件 app 簡潔不花哨，也不會提供非常複雜的功能，就專注於幫你在移動端處理好電子郵件這件事。它的前身，是我們很久之前就給大家推薦過的 Acompli，後來被微軟以 2 億美元收購。註：微軟也提供了名為 Outlook 的郵箱服務，這個不在本文的討論之列。 文件視圖：再也不用找附件找到抓狂 不管在學校還是在職場，重要文件一般都是通過郵件來發送的。 而用 Outlook 查找郵件裡的文件真的非常簡單。它的「文件視圖」能將你各個郵箱及雲盤的文件都收歸一處，你再也不需要一封一封郵件地翻才能找到自己需要的文件。 在這個文件視圖裡內置了搜索功能，你只需要搜索關鍵字就能輕鬆找到自己的文件。  日曆功能：快速分享你有空的時間 當有人在郵件裡問「你什麼時候有空」，你會怎麼做？ 在此之前，我總需要打開另一個日曆 app，看看自己的日程安排，再選一個空閒時間轉述成文字發給對方。 而 Outlook 內置了一個非常實用的功能：不僅能直接查看日曆，還支持快速分享自己的「空閒時間」。 你只需要在發郵件的時候，選擇右上角的「日曆」按鈕，選擇「發送空閒時間」即可看到自己的日程表，點擊空白區域即可選中自己的「空閒時間」，再點擊右上角的確定，Outlook 就會生成一個漂亮的空閒時間表供你直接發送。  速度很快，還能免梯子收發 Gmail 喜歡 Outlook 的第三大亮點，無論對誰都很重要。 我試用過很多電子郵箱客戶端，Outlook 的「快」給我留下了深刻印象。當你打開一封郵件，你並不需要花時間等待它加載完成。 另外有個小秘密：除了最初添加賬號需要梯子外，用 Outlook 收發 Gmail 郵件都可以全程免掛梯子。 寫在最後 有不少人跟我說過，他們不覺得手機可以成為一個生產力工具：「工作就應該到電腦上，手機辦公就是個笑話。」 而我想說，手機並不是要取代電腦辦公，而是扮演特定的的角色，應對特定的場景。對我們來說，找到合適的工具，再找到合適的方法和技巧才是最好的做法。 我們希望今天分享的這些技巧可以助你一臂之力，讓你成為一個更敏捷的行動辦公者。 圖文 : 設計源 |
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